BANCO DE DADOS E SISTEMA DE INFORMAÇÃO

BANCO DE DADOS E SISTEMA DE INFORMAÇÃO

O Sistema de Informação Gerencial (SIG) é um sistema planejado de colher, processar, armazenar e disseminar informação, de modo a permitir a tomada de decisões eficazes pelos gerentes envolvidos. As necessidades de informação gerencial em uma organização são amplas e variadas e exigem a actuação de contadores, auditores, pesquisadores de mercado, analistas, e um enorme número de especialistas de staff. O SIG ocupa um papel importante no desempenho dos gerentes, principalmente nas tarefas de planejamento e de controlo. Sob o aspecto específico de controlo, o SIG deve proporcionar informação oportuna e relevante para que os gerentes possam fazer o uso do controle antecipado em relação à acção, permitindo a organização uma vantagem competitiva quanto a seus concorrentes.

O SIG está relacionado com a tecnologia da informação. Ele envolve a presença do computador ou rede de microcomputadores, além de programas específicos para processar dados e informações.

Conceito de Dados e de Informação

Do ponto de vista da teoria das decisões, a organização pode ser visualizada como uma série estruturada de redes de informação que ligam as necessidades de informação de cada processo decisório às fontes de dados. Embora separadas, essas redes de informação sobrepõem-se e interpenetram-se de maneira complexa. Para entendermos como elas funcionam, precisamos de rever o que seja dado, informação e comunicação.

Dados podem ser também considerados como sendo elementos que servem de base para a formação de juízos ou para a resolução de problemas. Um dado é apenas um índice, um registro, uma manifestação objectiva, passível de análise subjectiva, isto é, exige interpretação da pessoa para sua manipulação. Em si, os dados permitem a obtenção de informação. Assim, os dados isolados não são significativos e não constituem informação. Os dados exigem processamento (armazenamento, classificação e relacionamento), para que possam ganhar significado e consequentemente informar. A informação apresenta significado e intencionalidade, aspectos que a diferenciam do conceito de dado. Dá-se o nome de banco de dados aos meios através dos quais se armazenam os dados para uso posterior. O INE, por exemplo, é uma Instituição onde funciona o maior banco de dados e informações económico-financeiras e cadastrais do país. Caracteriza-se por censos, recenseamentos e diversos estudos estatísticos que oferecem dados e informações oficiais a respeito de nosso país, sua população e sua economia. O trabalho fundamental dessa instituição é baseado em um complexo banco de dados que é actualizado a todo o momento.

Banco de Dados em Recursos Humanos

O Banco de Dados é um sistema de armazenamento e acumulação de dados devidamente codificados e disponíveis para o processamento e obtenção de informações. Na realidade, banco de dados é um conjunto de arquivos relacionados logicamente, organizados de forma a facilitar o acesso aos dados e eliminar a redundância. A eficiência da informação é maior com o auxílio de bancos de dados e permite redução da “memória” para arquivos, porque os dados logicamente interligados permitem actualização e processamento integrados e simultâneos. Isto reduz inconsistências e erros ocorridos em razão de arquivos duplicados. É comum existir vários bancos de dados relacionados logicamente entre si por meio de um software (programa) que executa as funções de criar e actualizar arquivos, recuperar dados e gerar relatórios.

Na área de RH, os vários bancos de dados interligados permitem obter e armazenar dados a respeito de diferentes estratos ou níveis de complexidade, a saber:

1.     Dados pessoais sobre cada funcionário/empregado, formando um cadastro de pessoal.

2.     Dados sobre os ocupantes de cada cargo, formando um cadastro de cargos.

3.     Dados sobre os funcionários/empregados de cada sector, departamento ou direcção, formando um cadastro de sectores.

4.     Dados sobre os salários e incentivos salariais, formando um cadastro de remuneração.

5.     Dados sobre os benefícios e serviços sociais, formando um cadastro de benefícios.

6.     Dados sobre candidatos (cadastro de candidatos), sobre cursos e actividades de formação (cadastro de formação), etc.

 Muitas organizações fazem, periodicamente, cadastramentos profissionais para actualização dos dados pessoais de seus funcionários/empregado, em relação a cursos externos, eventos sociais, etc.

Processamento de dados

O termo processamento de dados designa a variedade de actividades que ocorrem nas organizações, nos grupos sociais, como entre pessoas: existe um certo volume de dados ou informações iniciais (nos arquivos, nas expectativas ou na memória) aos quais são continuamente adicionados outros dados ou informações posteriores (maior volume de dados, alterações, modificações), provocando maior volume de dados ou informações). O processamento de dados é a actividade que consiste em acumular, agrupar e cruzar dados para transformá-los em informações, para obter outras informações, ou as mesmas informações de outra forma, para alguma finalidade ou objectivo.

Sistema de Informação Gerencial ( SIG)

O sistema de processamento de dados tem objectivos específicos que variam de uma organização para outra.

As informações podem provir do ambiente externo (de fora da organização, como o mercado de trabalho, concorrentes, fornecedores, agências reguladoras, outras organizações, etc.) ou do ambiente interno (de dentro da organização, como o organograma de cargos e respectivos salários na organização, pessoas que nela trabalham, homens/ horas trabalhadas, volume de produção e de vendas, produtividade alcançada, etc.). As informações que servem a toda a organização constituem o sistema de informações globais (envolvendo os níveis institucional, intermediário e operacional da organização), enquanto as informações que suportam as decisões dos gerentes constituem o sistema de informações gerênciais (envolvendo os níveis institucional e o intermediário).

A montagem do sistema de informações precisa levar em conta o conceito de ciclo operacional utilizado tradicionalmente em contabilidade. Esse conceito localiza cadeias de eventos que se iniciam fora da organização, englobam uma cadeia principal de eventos dentro da organização e terminam em um ponto externo à organização. O conceito de ciclo operacional permite identificar um ponto inicial e um ponto final (ambos externos à organização), que são ligados entre si por cadeias de eventos. Uma vez especificados os pontos inicial e final, evita-se o risco de projectar um sistema de informação apenas para uma parte dos fluxos de informações, uma vez que a dimensão do processo decisório está definida.

Os antigos sistemas tradicionais de informação constituíam verdadeiros sistemas fechados, que abrangiam apenas os fluxos mais importantes da informação formal. A abordagem de sistemas abertos estabelece um conjunto programado de regras de decisão para serem aplicadas a um grande volume de tipos repetitivos de transacções entre os participantes. Depois de especificadas, essas regras podem ser administradas em face das actividades diárias e quotidianas por qualquer pessoa, deixando a administração liberada para dedicar seus esforços ao tratamento do conjunto incomum ou não programado de transacções. Isso significa a aplicação do princípio da excepção. Toda administração por sistemas apoia-se no planeamento e implementação de um sistema integrado de informação.

Sistemas de Informação de Recursos Humanos

Sistema de informação é um conjunto de elementos interdependentes (subsistemas), logicamente associados, para que de sua interacção sejam geradas informações necessárias à tomada de decisões. Como a GRHs é uma responsabilidade de linha, e uma função de staff, o órgão de GRH deve municiar e abastecer os órgãos decisórios, das informações relevantes sobre o pessoal existentes em cada um dos sectores para que os respectivos chefes possam administrar os seus subordinados.

O ponto de partida para um sistema de informações de RH é o banco de dados. O objectivo final de um sistema de informações é abastecer as lideranças de informações sobre o seu pessoal. Um sistema de informações é, por definição, um sistema por meio do qual os dados são obtidos, processados e transformados em informações, de forma esquematizada e ordenada, para servirem de subsídios ao processo de tomada de decisões. O sistema de informações recebe entradas (inputs) que são processadas e transformadas em saídas (output) sob forma de relatórios, documentos, índices, listagens, medidas estatísticas de posição ou de tendência, etc. Enquanto os dados, envolvem detalhes e não permitem significado mais amplo, a informação obtida pelo tratamento, processamento e combinação de dados comporta significação mais ampla e definida. A informação reduz as condições de incerteza. Um sistema de informações requer alguma forma de processamento de dados com meio de suprimento e abastecimento.

A montagem do sistema de informação de recursos humanos requer análise e avaliação da organização ou de seus subsistemas e das suas respectivas necessidades de informação. Um sistema de informação deve identificar e envolver toda a rede de fluxos de informação para ser projectado para cada grupo de decisões. A ênfase deve ser colocada na necessidade de informações e não no uso da informação, como convencionalmente se faz. No fundo, o sistema de informação é a base do processo decisório da organização.

Sistema de informação vertical – as informações verticais podem trafegar em dois sentidos: no sentido descendente e no sentido ascendente. As informações descendentes conduzem ordens, comandos, decisões, esclarecimentos e orientações para os subordinados. Por outro lado, as informações ascendentes conduzem informações sobre eventos, resultados, esclarecimentos e retroacção, para que os canais superiores se assegurem do que foi feito. As informações descendentes servem para controlar o desempenho dos subordinados, enquanto as informações ascendentes fornecem retroacção para os níveis mais elevados. Na realidade, em ambos os sentidos, os sistemas de informações verticais constituem meios de controle, embora esta não seja a sua finalidade principal.

Planeamento de um sistema de informações de RHs

Um sistema de RHs utiliza como fontes de dados os elementos fornecidos por:

- Banco de Dados de RHs

- Recrutamento e selecção de pessoal

- Treinamento e desenvolvimento de pessoal

- Avaliação do desempenho

- Administração de salários/vencimentos

- Registo de faltas, atrasos e processos disciplinares

- Estatísticas do pessoal. 

Algumas aplicações do sistema informações em rhs

Entre as múltiplas aplicações tradicionais do sistema de informações de RHs, estão a Jornada de trabalho e a Disciplina.

1. Jornada de trabalho - é o montante de horas diárias, semanais ou mensais que cada funcionário/trabalhador deve cumprir para atender o seu contrato de trabalho e satisfazer à convenção colectiva de trabalho. A jornada prevê determinada hora de entrada e de saída nos dias úteis, com certa tolerância de atrasos ou de antecipações. Prevê intervalos para refeições e descanso. As pessoas precisam de adaptar-se à rigidez da jornada de trabalho. Quando não o conseguem, as pessoas se atrasam ou faltam, sofrem descontos ou punições pelo não cumprimento. As organizações se esforçam em evitar ou reduzir o absentismo no trabalho.

2. Disciplina – o termo disciplina refere-se à condição pela qual as pessoas se conduzem de acordo as regras e procedimentos de um comportamento aceitável pela organização. É o que se denomina por autodisciplina ou auto-controle. Portanto, as pessoas ajustam seus comportamentos às regras organizacionais, enquanto a organização monitora as metas e o alcance de objectivos. As organizações negociam com os seus membros os parâmetros de comportamentos que estes deverão seguir. Todavia, nem todas as pessoas aceitam a responsabilidade pela autodisciplina, nem aceitam as normas de comportamento responsável. São estas pessoas que requerem algum grau de acção disciplinar, frequentemente denominada por punição. Trata-se de estabelecer claramente os limites do comportamento aceitável pela organização.