Funções Administrativas/Processo administrativo

Funções Administrativas/Processo administrativo

Por: Fulgencio F. Artur (2013)

A administração estratégica depende de um sistema orientado por funções e para entender este sistema precisamos entender como funciona o processo administrativo na prática, pois ele – composto pelas funções administrativas - é a base para a efetividade da administração estratégica.

Conhecendo o Processo Administrativo

É um processo formado por quatro funções básicas da administração, são eles: Planeamento, Organização, Controle e Direção.

As funções na prática

Planeamento: É a maneira pela qual pessoas e organizações relacionam-se com o futuro de forma racional. Segundo Chiavenato, o planeamento consiste em uma tomada de decisão antecipada e reflete sobre o que deverá ser feito, ou seja, do ponto de vista formal, planejar consiste em simular o futuro desejado e, de forma racional, estabelecer antecipadamente os cursos de ação necessários e as ferramentas adequadas para atingir os objetivos. Com ele definimos aonde pretendemos chegar, o que deverá ser feito, de que maneira, em que sequência e produzir de forma estruturada o plano( produto do planejamento).

Etapas do planejamento

1)      Estabelecimento de objetivos – Momento em que os objetivos são definidos. Os objetivos deverão apontar resultados desejados e os pontos a alcançar  

2)      Tomada de decisão – Existem quatro processos de tomadas de decisões, são eles:

I – Experiências passadas: Analisar o passado para definir o futuro. (modelo mais usado pelas organizações).

II – Experimentação: Experimentar as alternativas. (modelo menos usado pelas organizações).

III- Árvore de decisões: Serve para tomar decisão de forma menos intuitiva e mais racional. E o que é isso? É escolher entre as opções aquela que vai trazer melhor valor e maior possibilidade de acerto, ou até menor impacto negativo (quando já sabemos que haverá de qualquer jeito um resultado negativo)

IV – Modelos matemáticos ou pesquisa operacional: é o uso de modelos matemáticos que auxiliam o decisor em relação às suas escolhas.

Obs. A base decisorial nas organizações é uma base racional, porém, admitisse de formacomplementar, decisões intuitivas.

3)      Elaboração de planos - O plano é um produto do planejamento, e serve como evento intermediário entre o processo de planejamento e o processo de implementação do planejamento.Existem quatro tipos de planos, são eles:

I – Programas: Planos relacionados a tempo, programação.

II – Procedimentos: Planos relacionados a métodos.

III – Orçamento: Planos relacionado a recursos financeiros necessários.

IV – Regras/Normas: Planos relacionados a mudança de comportamento.

Princípios aplicados ao planejamento

I-                    Princípio da definição dos objetivos ( devem ser traçados com clareza, precisão)

II-                  Princípio da flexibilidade do planejamento (poderá e deverá ser alterado sempre que necessário e possível).

Com esta primeira função montaremos o plano teórico, completando assim o ciclo de planejamento: Estabelecer objetivos, tomar decisões e elaborar planos. Mas o que falta agora? O trabalho já começou? Não, então é a hora de organizar.

Organização: Refere-se a alocação, distribuição e arrumação dos recursos trazidosdde fora da organização para dentro. Considerando que nem toda organização tem disponível todos os recursos que precisa para atingir seus objetivos, surge então a necessidade de trazer Ester recursos para dentro da estrutura. Ex: Quando uma organização está comprando equipamentos, computadores, contratando pessoas, fazendo concurso público ela está na fase da organização.

OBS. Vemos então que as organizações têm duas funções básicas: 1ª incorporar recursos na estrutura, ou seja, trazer os recursos de fora para dentro. Depois que os recursos já estão dentro da estrutura ela deve alocar, distribuir, arrumar a casa. Ato de trazer para dentro os recursos e arrumá-los. E quais são estes recursos? Humanos, materiais, patrimoniais, financeiros, tecnológicos.

Então fica subentendido que a organização responsabiliza-se por montar a estrutura organizacional.

Controle: Tem como função manter o bom desempenho dos recursos (pessoas e equipamentos) ou valores de uma variável dentro de limites pré-estabelecidos. Esta função exige a medição da produção comparada a padrões de desempenhos previamente definidos e exige limites admissíveis de variação de desempenho, tomando ações corretivas, quando necessárias.

I-        As fontes do controle são: Legitimidade do negócio, leis, éticas e acionistas.

II-      Tipos de Controle: Centralizados (quando os níveis mais altos de gerência têm que aprovar todas as decisões não rotineiras) e descentralizados (quando as gerências de níveis médios e baixos podem aprovar decisões não rotineiras).

Direção: A direção tem como função dinamizar o processo de trabalho através da ativação das pessoas. Como que se ativa pessoas? Através de meios chamados de meios de direção. São cinco os meios básicos de dirigir pessoas: Ordem/Instrução, Comunicação, Motivação, Coordenação e liderança.

REFERÊNCIAS

• Marques, Marcelo. Aula sobre Administração Estratégica.Espaço Jurídico.2010
• Murdick, Robert. Resumão de Administração. Ed.Barros, Fischer & Associados. 4ª Ed.2009

LIDERANÇA E MOTIVAÇÃO (Praticas Tecnicas Profissionais)

LIDERANÇA E MOTIVAÇÃO

LIDERANÇA

Segundo (Bergamini, C. W., 1994) Liderança é uma influência pessoal, exercida em uma situação e dirigida através do processo de comunicação, no sentido do atingimento de um objetivo específico ou objetivos.

Liderança é a arte de comandar pessoas atraindo seguidores e influenciando de forma positiva mentalidades e comportamentos.

Tipos de Liderança

Como sabemos cada organização tem o seu líder, e em cada uma delas podemos ver que nunca um líder é igual ao outro, ou seja, existem diversos tipos de liderança. Os líderes surgem devido à grande dificuldade em que as organizações têm de trabalhar com as pessoas.

Segundo Gil (1994) os lideres devem ter capacidade de influenciar as pessoas para que possam atingir seus objetivos em diversas situações, eles devem aprender a agir através de características que diferenciem eles dos demais.

Segundo Sant'Anna (2008), existem vários estilos de líderes, os quais são descritos

a seguir:

Líder Autoritário: aquele que determina as ideias e o que será executado pelo grupo, ele é extremamente dominador e pessoal nos elogios e nas críticas. É a pessoa ditadora e soberana, o que comanda o grupo só pensando em si e não aceita as ideias de outros. Esse tipo de líder é que esta sendo cada vez mais excluído das organizações.

Características:

  * Este tipo de liderança caracteriza-se pela confiança na autoridade e pressupõe que os outros nada farão, se não lhes dor ordenado.

*Geralmente não se importa com o que os liderados pensam além de desestimular inovações.

* O líder autocrático julga-se indispensável, mostrando que só a sua maneira de fazer as coisas é a correta.

*Toma uma postura muitas vezes paternalista, sentindo-se feliz por notar que os outros dependem dele.

*Divide pouquíssimo serviço, preferindo fazê-lo.

*É comum por parte deste líder, reações coléricas, de irritação, de incompreensão com erros alheios.

* Apenas o líder fixa as diretrizes, sem qualquer participação do grupo;

* O líder determina as providências e as técnicas para a execução das tarefas, cada uma pôr vez, na medida em que se tornam necessárias e de modo imprevisível para o grupo;

*O líder determina qual a tarefa que cada um deve executar e qual o seu companheiro de trabalho;

·         O líder é Dominador e é "pessoal" nos elogios e nas críticas ao trabalho de cada membro.

Líder Indeciso: Não assume responsabilidade, não toma direção efetiva das coisas, ele não consegue tomar decisões rápidas diante de sua equipe, ou seja, não tem como ele ser o líder, se não consegue conduzir a equipe.

Líder Democrático: É o líder do povo, preocupa-se com participação do grupo, estimula e orienta, acata e ouve as opiniões do grupo, pondera antes de agir. Aquele que determina, junto com o grupo, as diretrizes, permitindo o grupo esboçarem as técnicas para alcançar os objetivos desejados. É impessoal e objetivo em suas críticas e elogios. Para ele, o grupo é o centro das decisões.

Características:

* Neste estilo de liderança, todo o grupo pode e deve contribuir com sugestões.

* A responsabilidade do líder, é dirigir estas opiniões para que, na prática, atinjam os objetivos esperados.

*O líder, com sua experiência, deve alertar sobre pontos difíceis e ideias que já foram tentadas no passado, mas sem sucesso.

*A esperança nesta caso, é fazer com que o grupo entenda que atingir objetivos é responsabilidade de todos e não apenas da liderança.

*As diretrizes são debatidas pelo grupo, estimulado e assistido pelo líder;

* O próprio grupo esboça as providências e as técnicas para atingir o alvo solicitando aconselhamento técnico ao líder quando necessário, passando este a sugerir duas ou mais alternativas para o grupo escolher. As tarefas ganham novas perspectivas com os debates;

*A divisão das tarefas fica a critério do próprio grupo e cada membro tem liberdade de escolher seus companheiros de trabalho;

*O líder procura ser um membro normal do grupo, em espírito, sem encarregar-se muito de tarefas.

*O líder é "objetivo" e limita-se aos "fatos" em suas críticas e elogios.

Esse é o principal tipo de líder que a maioria das organizações procura, para ser ter pessoas envolvidas com o trabalho.

Líder Liberal: Aquele que participa o mínimo possível do processo administrativo. Dá total liberdade ao grupo para traçarem diretrizes, apresentando apenas alternativa ao grupo, já para ele precisa se de uma atenção necessária, pois toda equipe tem sempre que ter um líder junto dela.

Características:

*Há liberdade completa para as decisões grupais ou individuais, com participação mínima do líder;

*A participação do líder no debate apenas materiais variados ao grupo, esclarecendo que poderia fornecer informações desde que as pedissem;

* Tanto a divisão das tarefas, como a escolha dos companheiros, fica totalmente a cargo do grupo. Absoluta falta de participação do líder;

*O líder não faz nenhuma tentativa de avaliar ou de regular o curso dos acontecimentos;

O líder somente faz comentários irregulares sobre as atividades dos membros quando perguntado

Líder Situacional: É aquele que assume seu estilo de liderança dependendo mais da situação do que da personalidade. A postura deste líder brota diante as diferentes situações que ele deteta no dia-a-dia. Neste caso é difícil de explicar sua verdadeira característica, pois sua personalidade muda muito.

Líder Emergente: Diz respeito àquele que surge e assume o comando por reunir mais qualidades e habilidades para conduzir o grupo aos objetivos diretamente relacionados, onde determinadas ações devem ser traçadas de imediato. Essas diferentes formas de liderança que distinguem como é um ambiente de trabalho de uma organização e a cultura que nela predomina.

MOTIVAÇAO

Motivação é um impulso, um sentimento que faz com que as pessoas ajam para atingir seus objetivos. É a Motivação o que faz com que os indivíduos dêem o melhor de si, façam o possível para conquistar o que almejam, e muitas vezes, alguns acabam até mesmo “passando por cima” de outras pessoas.

FACTORES MOTIVACIONAIS (Intrínsecos e Extrínsecos)

Fatores intrínsecos e motivadores (criam satisfação real e aumentam a produtividade) incluem:

a)      Autonomia – ser pessoalmente responsável por uma parcela significante do trabalho desenvolvido;

b)      Variedade – realização de tarefas interessantes e diferentes no cargo;

c)      Significância - percepção de que o trabalho contribui ou acha-se relacionado aos objetivos mais globais da organização;

d)     Feedback – informação sobre a efetiva qualidade no desempenho das tarefas, valor para a organização e o que deve fazer para melhorar e se desenvolver;

e)      Identidade – percepção da posição dentro da organização e seu relacionamento com as demais.

Fatores extrínsecos e ambientais (eliminam a insatisfação mas não aumentam a capacidade de produção), incluem:

a)      Recompensas financeiras – salários (remuneração direta);

b)      Benefícios – remuneração indireta;

c)      Participação nos lucros e incentivos;

d)     Reconhecimento profissional;

e)      Promoções – realização de carreira dentro da organização;

f)       Apoio social;

g)      Subordinação – estilo de chefia.

FACTORES QUE DESMOTIVAM

·         Falta de Habilidade;

·         Excessivo Controlo;

·         Falta de Recursos;

·         Pressão excessiva;

·         Culpabilidade;

·         Desordem;

·         Insensibilidade;

·         Arrogância;

·         Ridicularizar;

·         Presunção;

A motivação é apenas um dos factores internos que influenciam o comportamento humano, a ele é dado tanta importância porque a motivação actua, em geral, sobre as necessidades dos indivíduos, a fim de supri-las para atingir os objectivos, tanto pessoais como organizacionais.

Essas necessidades humanas, tidas como forças activas e impulsionadoras do comportamento, apresentam imensas diferenças, isto porque as pessoas são diferentes entre si, possuem necessidades diferentes e, consequentemente, produzem padrões de comportamento que variam de indivíduo para indivíduo.

Satisfação no trabalho (Psico - Sociologia)

SATISFACAO NO TRABALHO

Satisfação

Para Lucke (1976): Satisfação é um estado emocional positivo ou de prazer, resultantes da avaliação do trabalho ou das existências proporcionadas pelo trabalho.

Para Brief (1998): A Satisfação é um estado emocional expresso através da avaliação afectiva e/ou cognitiva de uma experiência da trabalho.

Conciliando as componentes afectivas e cognitivas e a descrição do processo de desenvolvimento da Satisfação, resulta a seguinte interpretação, a pessoa alcança uma estabilização da satisfação que resulta de:

•      Relaxamento após a percepção do cumprimento das suas necessidades;

•      Ou, tensão resultante do incumprimento das suas necessidades.

Portanto, cada um estabelece a sua “norma”de Satisfação.

Trabalho

Podemos definir trabalho como qualquer actividade física ou intelectual, realizada por ser humano, cujo objectivo é fazer, transformar ou obter algo.

O trabalho está relacionado a uma profissão, um ofício, ou seja, uma actividade onde o homem produza algo primordial para a sua vida.

Satisfação no trabalho

Segundo Locke (1976): É o estado positivo ou de prazer, resultando na avaliação positiva do trabalho do indivíduo.

A satisfação no trabalho é um conjunto de sentimentos favoráveis ou desfavoráveis com os quais os empregados vêem seu trabalho, sendo que satisfação no trabalho refere-se tipicamente às atitudes de um único empregado, mas pode também se referir ao nível geral de atitudes dentro de um grupo.

Essas definições demonstram que satisfação no trabalho e alegria no trabalho podem ser uma finalidade em si. Portanto, satisfação depende:

•      Saúde física e do psique – isto é, do corpo e da mente (ou da alma);

•      Mensuração: Medida através da percepção e dos sentimentos. Diferença entre o que se necessita e o que se recebe.

METODOS PARA GARANTIR A SATISFACAO

•      Dar autonomia;

•       Ajudar no entendimento da significância de seu trabalho junto aos objectivos da empresa;

•       Permitir a criação da identidade;

•       Oferecer variedades na realização das tarefas;

•       Dar feedback.

CAUSA E CONSEQUÊNCIAS DA SATISFAÇÃO

As causas e consequências da satisfação podem ser divididas em:

Causas Pessoais:

•      Gostar do que se faz;

•      Bom ambiente de trabalho.

Causas da Organização:

•      Salário;

•      Trabalho em si mesmo;

•      Oportunidades de promoção.

IMPACTO DA SATISFAÇÃO NO TRABALHO

Um primeiro impacto na empresa pode vir da relação da satisfação com o desempenho do funcionário quando o trabalhador esta satisfeito, ele pode desempenha melhor e com mais prazer sua actividade. Uma das consequências pode ser o aumento de sua produtividade, isso porque antigamente acreditava-se que a satisfação poderia aumenta a produtividade, porém, esta não é uma regra, como mostra Pereira (2004, p, 285) produtividade e satisfação não se relacionam de uma forma linear. Após estudos mais actuais, constatou-se que um factor não depende necessariamente do outro, mas quem está satisfeito apresenta melhor desempenho.

Quando o funcionário não está satisfeito ou está insatisfeito com a organização ou actividade que desempenha, ele fica mais propenso a encontrar outras prioridades que não sejam suas actividades dentro da organização, ou até mesmo a falta de motivação para desempenhá-la. Mas, para Robbins (2010 p. 80) essa correlação é de moderada a leve, pois outros factores também afectam essa correlação.

Outro impacto a organização pode vir da relação satisfação e rotatividade. Contudo, quando o indivíduo está satisfeito com seu trabalho a propensão à rotatividade é bem menor, mesmo que outros factores o impliquem.

CARACTERISTICAS DE SATISFACAO NO TRABALHO

As características da personalidade que influenciam na satisfação no trabalho são lócus de controle que é definido como a extensão na qual o indivíduo acredita que os resultados são determinados por esforços e habilidades pessoais mais do que por eventos externos, tais como sorte, oportunidades ou outras influências, o comportamento e a capacidade de enfrentar.

•      Decorrência da satisfação no trabalho - Como decorrência da satisfação no trabalho pode se afirmar que há influência na vida e no trabalho do indivíduo, bem como na saúde, na qualidade de vida e no comportamento dentro da organização. A satisfação no trabalho está influência positivamente a saúde do trabalhador diminuindo assim a ocorrência de doenças graves, também aponta que a satisfação no trabalho está ligada a saúde e ao bem-estar do funcionário.

•      Empenho no Trabalho - O comprometimento com a organização é a força relativa do envolvimento de um indivíduo com uma organização particular,  o termo comprometimento possui dois componentes: a orientação do indivíduo (a dedicação pessoal) e o aspecto para o qual tal orientação direcciona  (a organização).  O comprometimento organizacional é a medida de atenção,  ânimo, cuidado que o indivíduo tem ao realizar algo,  pode ser tido  como compromisso, envolvimento, descrevendo as formas de como as pessoas se comportam em relação a determinados alvos.

 Assim comprometimento é visto como estado de lealdade a algo duradouro podendo ser definido por intenções, sentimentos e desejos.

 Existem três focos do estudo sobre comprometimento:

Comprometimento com a Organização; Comprometimento com a Carreira e/ou Profissão; Comprometimento Sindical.

•      Comprometimento com a organização - O comprometimento organizacional possui significado de engajamento, agregamento e envolvimento. Ele é usado para descrever não só as acções, mas o próprio indivíduo. Pode ser entendido como um estado caracterizado por sentimentos de reacções afectivo - positivas, tais como a lealdade em relação a algo.

 O comprometimento organizacional é considerado como um preditor confiável de comportamentos relevantes para o contexto do trabalho, tais como absenteísmo, rotatividade e desempenho, ele busca descobrir bases de um padrão comportamental desejável por organizações, tal como lealdade ou “vestir a camisa da empresa”.

•      Comprometimento com a carreira - O comprometimento com a carreira como a atitude de um indivíduo em relação à sua profissão ou vocação,  ele consiste na motivação que alguém tem para trabalhar em sua vocação escolhida. O comprometimento com a carreira envolve o desenvolvimento de objectivos de carreira, que pode acontecer ao longo de diversos empregos através da vida profissional do indivíduo, e a identificação com estes.

O interesse pelo estudo desse foco tem aumentado nos últimos anos devido às mudanças que vêm ocorrendo no mundo do trabalho, entre elas: reestruturações, reduções de pessoal, terceirização. Diversos pesquisadores sugerem que o foco primordial do comprometimento dos trabalhadores pode estar mudando das organizações para a carreira.

O comprometimento com a carreira possui correlação positiva com o comprometimento organizacional e com a busca de desenvolvimento de habilidades, e negativa com rotatividade e intenções de abandonar a carreira, não sendo considerado preditor da qualidade de trabalho.

•      Comprometimento com o sindicato - O estudo sobre comprometimento com o sindicato possui um desenvolvimento mais recente, o que esclarece o porquê existe pouca pesquisa sobre o tema. O estudo do comprometimento com o sindicato partiu, inicialmente, do modelo adoptado para se estudar o comprometimento organizacional, mas ele ganhou tonalidade própria quando se passou a discriminar os vínculos ideológicos e instrumentais.

O interesse pelo estudo do comprometimento sindical cresceu a partir das transformações no mundo do trabalho e a redefinição do peso e do papel exercido pelos sindicatos, sobretudo nas sociedades industrializadas.

A base de comprometimento esclarece o autor, é o tipo de vínculo do trabalhador com aquele foco específico. Assim, o empregado poderia se vincular a sua organização, carreira ou sindicato de formas diferentes