Funções Administrativas/Processo administrativo

Funções Administrativas/Processo administrativo

Por: Fulgencio F. Artur (2013)

A administração estratégica depende de um sistema orientado por funções e para entender este sistema precisamos entender como funciona o processo administrativo na prática, pois ele – composto pelas funções administrativas - é a base para a efetividade da administração estratégica.

Conhecendo o Processo Administrativo

É um processo formado por quatro funções básicas da administração, são eles: Planeamento, Organização, Controle e Direção.

As funções na prática

Planeamento: É a maneira pela qual pessoas e organizações relacionam-se com o futuro de forma racional. Segundo Chiavenato, o planeamento consiste em uma tomada de decisão antecipada e reflete sobre o que deverá ser feito, ou seja, do ponto de vista formal, planejar consiste em simular o futuro desejado e, de forma racional, estabelecer antecipadamente os cursos de ação necessários e as ferramentas adequadas para atingir os objetivos. Com ele definimos aonde pretendemos chegar, o que deverá ser feito, de que maneira, em que sequência e produzir de forma estruturada o plano( produto do planejamento).

Etapas do planejamento

1)      Estabelecimento de objetivos – Momento em que os objetivos são definidos. Os objetivos deverão apontar resultados desejados e os pontos a alcançar  

2)      Tomada de decisão – Existem quatro processos de tomadas de decisões, são eles:

I – Experiências passadas: Analisar o passado para definir o futuro. (modelo mais usado pelas organizações).

II – Experimentação: Experimentar as alternativas. (modelo menos usado pelas organizações).

III- Árvore de decisões: Serve para tomar decisão de forma menos intuitiva e mais racional. E o que é isso? É escolher entre as opções aquela que vai trazer melhor valor e maior possibilidade de acerto, ou até menor impacto negativo (quando já sabemos que haverá de qualquer jeito um resultado negativo)

IV – Modelos matemáticos ou pesquisa operacional: é o uso de modelos matemáticos que auxiliam o decisor em relação às suas escolhas.

Obs. A base decisorial nas organizações é uma base racional, porém, admitisse de formacomplementar, decisões intuitivas.

3)      Elaboração de planos - O plano é um produto do planejamento, e serve como evento intermediário entre o processo de planejamento e o processo de implementação do planejamento.Existem quatro tipos de planos, são eles:

I – Programas: Planos relacionados a tempo, programação.

II – Procedimentos: Planos relacionados a métodos.

III – Orçamento: Planos relacionado a recursos financeiros necessários.

IV – Regras/Normas: Planos relacionados a mudança de comportamento.

Princípios aplicados ao planejamento

I-                    Princípio da definição dos objetivos ( devem ser traçados com clareza, precisão)

II-                  Princípio da flexibilidade do planejamento (poderá e deverá ser alterado sempre que necessário e possível).

Com esta primeira função montaremos o plano teórico, completando assim o ciclo de planejamento: Estabelecer objetivos, tomar decisões e elaborar planos. Mas o que falta agora? O trabalho já começou? Não, então é a hora de organizar.

Organização: Refere-se a alocação, distribuição e arrumação dos recursos trazidosdde fora da organização para dentro. Considerando que nem toda organização tem disponível todos os recursos que precisa para atingir seus objetivos, surge então a necessidade de trazer Ester recursos para dentro da estrutura. Ex: Quando uma organização está comprando equipamentos, computadores, contratando pessoas, fazendo concurso público ela está na fase da organização.

OBS. Vemos então que as organizações têm duas funções básicas: 1ª incorporar recursos na estrutura, ou seja, trazer os recursos de fora para dentro. Depois que os recursos já estão dentro da estrutura ela deve alocar, distribuir, arrumar a casa. Ato de trazer para dentro os recursos e arrumá-los. E quais são estes recursos? Humanos, materiais, patrimoniais, financeiros, tecnológicos.

Então fica subentendido que a organização responsabiliza-se por montar a estrutura organizacional.

Controle: Tem como função manter o bom desempenho dos recursos (pessoas e equipamentos) ou valores de uma variável dentro de limites pré-estabelecidos. Esta função exige a medição da produção comparada a padrões de desempenhos previamente definidos e exige limites admissíveis de variação de desempenho, tomando ações corretivas, quando necessárias.

I-        As fontes do controle são: Legitimidade do negócio, leis, éticas e acionistas.

II-      Tipos de Controle: Centralizados (quando os níveis mais altos de gerência têm que aprovar todas as decisões não rotineiras) e descentralizados (quando as gerências de níveis médios e baixos podem aprovar decisões não rotineiras).

Direção: A direção tem como função dinamizar o processo de trabalho através da ativação das pessoas. Como que se ativa pessoas? Através de meios chamados de meios de direção. São cinco os meios básicos de dirigir pessoas: Ordem/Instrução, Comunicação, Motivação, Coordenação e liderança.

REFERÊNCIAS

• Marques, Marcelo. Aula sobre Administração Estratégica.Espaço Jurídico.2010
• Murdick, Robert. Resumão de Administração. Ed.Barros, Fischer & Associados. 4ª Ed.2009